KEP İK (Personel Kep Uygulamaları)

 

 

E-BORDRO
İş kanunun 37. maddesine göre İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.

 

İş Kanunu kapsamında çalışanının bordrosunu gördüğünü ve teslim aldığını ispat etme yükümlülüğü işverene aittir.

 

Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordroların imza karşılığı teslimi zor olmaktadır.

 

İmzalı nüshaların arşivlenmesi de ek yük oluşturmaktadır. Geleneksel süreçte bordrolar basıldıktan sonra onlarca farklı lokasyona gönderilir, burada çalışanlara imzalatıldıktan sonra bir kopyası tekrar merkeze iletilir. EDM E-Bordro ile bu uygulamanın yarattığı işgücü kaybı ile sarf malzemesi, ekipman ve dağıtım giderlerindeki ilave maliyetler önlenir, zaman ve maliyet tasarrufu sağlanır.

 

Şirket çalışanlarına bordroların, ücret pusulalarının, zaman çizelgelerinin ve personel tebligatlarının, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) mailleri üzerinden yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.

 

Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordroların, ücret pusulalarının, zaman çizelgelerinin, personel tebligatlarının, ihbarların, ihtarların, ibranamelerin ve izin form onaylarının imza karşılığı teslimi zor olduğundan, EDM Personel KEP Uygulamaları yoğun bir şekilde tercih edilmektedir.

 

EDM Personel KEP Uygulamaları ile bordro ve diğer personel bildirimlerinin gönderimini ve personel yönetimini kolaylaştırırsınız. Muhasebe programınızdan bordro hazırlayıp tek tuş ile tüm personelinize KEP üzerinden E-Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgesi, personel tebligatlarının, ihbar, ihtar izin formu göndererek, yasal zorunluluklar çerçevesinde firmanızı güvence altına alırsınız.

 

EDM Personel KEP Uygulamaları hizmetimiz için personel sayınıza göre yıllık sabit fiyat uygulanmaktadır. İşçi alım ve çıkışlarda herhangi bir fiyat değişikliğine gidilmemektedir. Üstelik kurumunuza tahsis edilen posta alanıyla bordrolarınız, ücret pusulalarınız, zaman çizelgeleriniz, personel tebligatlarınız, ihbar, ihtar ve ibralarınız, yıllarca İstanbul, Ankara yedeklemeli olarak EDM Sistemlerinde saklanmaktadır.

 

 

E-TEBLİGAT

• Personele çeşitli nedenlerle (İşe geç kalma, kötü davranış, kurallara uymama, giyim kuşam aykırılığı gibi disiplin suçları nedeniyle) gönderilebilen ihtarlar, personellerden alınması gereken ibranameler, personele kurumsal politikaların, uyulması gereken kuralların, görev tanımlarının, zamanlamalarının ve diğer yazıların bildirimi KEP üzerinden noter gücünde gönderilir.
• KEP iletiminden itibaren 7. günün sonuna aldım okudum anladım hükmü ile tam tebellüğ gerçekleşmiş olur.
• Personele yapılan söz konusu yazışmaların %100 yasal geçerliliği Yargıtay tarafından onanmıştır.
• Özellikle KVKK kapsamında ve Uzaktan Çalışma yönetmeliği kapsamında personele KEP bildirimleri son dönemlerde artış göstermiştir.
• Eğitim katılım bildirimleri vb. personel ile ilgili tüm tebliğ edilmesi gereken bilgiler e-tebliğ aracılığı ile personelin KEP adresine iletilir ve yasal olarak geçerli olur.
• Tüm personellere ya da şube/departman/personel/ seçerek istenen tebliğ iletilebilir.

E-İŞE ALIM SÜREÇLERİ

• EDM İK Dönüşümü sayesinde işe alım süreçlerinizdeki; personellerden temin edilen evraklar(Personellere ait Özgeçmiş, Sabıka Kaydı, Askerlik Durumu, Sağlık Raporu, İkametgah, Kimlik Fotokopisi, Pasaport, Ehliyet vb. belgeleri), OCR işlemine tabi tutularak personel özlük programına bilgilerin otomatik akışı ve tüm bu evrakların saklama işlemleri kolayca ve otomatik süreçlerle yönetilir.
• İşleyişte Firma/Şube yetkilisi, kendisine personel tarafından iletilen evrakları EDM Özlük İşlemleri arayüzünden sisteme yükler ve bununla birlikte evraklar içerisindeki tüm bilgiler ilgili IK tablolarına işlenir ve süresiz olarak arşive alınır.
• IK tarafından personel evrakları ve tablosu onaylandığında personele otomatik olarak işe başlangıçta gönderilen tüm yönetmelik ve bilgilendirmeler KEP üzerinden gönderilerek tebliğ edilmiş olur.
• Özetle aday personelin evraklarının yüklenmesi ile tüm işe alım evrak ve bilgilendirme süreci otomatik gerçekleşir.

 

E-İK ARŞİV

• Personelin işe alım sürecinde yüklenen evrakları, bu evraklardan oluşan personel bilgi tabloları, personele yapılan tüm yönetmelik, bildirimler, ihtarlar, ibranemeler, ücret pusulaları vb. personel özlük dosyasındaki tüm evraklar personel çalışma süresi boyunca ve personel ayrıldıktan itibaren 10 yıl boyunca EDM IK Dönüşüm Arşiv sisteminde saklanır.
• Personel, bordroları başta olmak üzere, şirketin izin verdiği tüm bildirimleri KEP delilleri ile birlikte kendi KEP posta kutusundan anında erişebilir. Bu erişim hakkı şirketin izin vermesi kaydıyla personel işten ayrıldıktan sonrada personelin KEP adresini şahsi olarak açık tutması şartıyla 10 yıl süreyle devam eder.
• EDM IK Arşiv ürünü için personel başına 250 MB alan ücretsiz sunulur.

 

EDM KEP İK KULLANIMINDA ÖNCÜ SEKTÖRLER

 

• SANAYİ KURULUŞLARI
• BÜYÜK İNŞAAT FİRMALARI
• GÜVENLİK/TEMİZLİK FİRMALARI
• CATERING FİRMALARI
• HOLDİNGLER
• BELEDİYE İKTİSADİ İŞLETMLERİ
• HASTANELER
• OTELLER
• ÖZEL OKULLAR

 

 

KİMLER KEP İK UYGULAMASINA GEÇİŞ YAPABİLİR?

 

Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren, bordro, ücret pusulası, zaman çizelgelerinin ve personel tebligatlarının takibinde zaman tasarrufu sağlamak isteyen, arşivleme maliyetlerini minimuma indirgemek isteyen tüm kamu kurum ve kuruluşlar E-Bordroya geçiş yapabilir.

 

OPSİYON: ÖZLÜK DOSYALARI YEDEKLEME

 

• Personel özlük dosyalarınızı isteğinize göre online incremental ya da ayarlanmış zamanlı yedekleme sağlar.
• Yüksek güvenlikli ve ISO sertifikalı sunucularda, İstanbul ve Ankara Yedekli olarak saklanır.
• %98 depository arşiv metoduyla yüksek sıkıştırma ve hızlı mobil erişim sağlar.
• Kötü amaçlı kullanımlar için silinemez içerik özelliği vardır. İndirmeden görüntüleme sağlayabilirsiniz.
• Tam metin aramayla yüzlerce defterleriniz içinde aradığınız kayda saniyeler içinde erişirsiniz.
• İndirmeden görüntüleme, kapalı, sorunlu olması yada klasör yapınızın bozuk olması gibi nedenlerle yedeklenmemesi yada eksik yedeklenmesi durumunda sürekli mail, sms uyarısı verir.

NEDEN EDM KEP İK

YASAL GEÇERLİ

 

Bordro , ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar, ibrar, KVKK bildirgesi, şirket dilekçeleri vb. tüm dokümanları SGK ve Çalışma Bakanlığı teftişlerinde geçerlidir ve çok büyük kolaylıktır. Denetim sürelerini onlarca kat düşürür. İş mahkemelerinde birinci dereceden yasal delil olarak kabul edilir.

 

ZAMAN VE MALİYET AVANTAJI

 

Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgeleri ve personel tebligatlarının çalışanlara ulaştırırken, imzalatırken ve toplarken zaman ve para kaybını engeller. Arşivleme maliyetlerini sıfırlar. KEP İK hizmetimiz için personel sayınıza göre yıllık sabit fiyat uygulanmaktadır. Tüm personelinize açılan KEP adresleri ücret içindedir. İşçi alım ve çıkışlarda yeni KEP adresleri ve gönderiler için herhangi bir fiyat değişikliğine gidilmemektedir.

E-TEBLİGAT
Personele çeşitli nedenlerle (İşe geç kalma, kötü davranış, kurallara uymama, giyim kuşam aykırılığı gibi disiplin suçları nedeniyle) gönderilebilen ihtarlar, ibranameler, personele kurumsal politikaların, uyulması gereken kuralların, görev tanımlarının, zamanlamalarının ve diğer yazıların bildirimi KEP üzerinden noter gücünde gönderebilirsiniz.

E-İŞE ALIM SÜREÇLERİ
KEP İK sayesinde işe alım süreçlerinizdeki; personellerden temin edilen evrakların (Özgeçmiş, Sabıka Kaydı, Askerlik Durumu, Sağlık Raporu, İkametgah, Kimlik Fotokopisi, Pasaport, Ehliyet vb belgeleri), OCR işlemine tabi tutularak personel özlük programına otomatik akışı ve saklama işlemleri kolayca yönetilir.

E-İK ARŞİV
Personelin işe alım sürecinde yüklenen evrakların ve personele yapılan tüm yönetmelik, bildirimler, ihtarlar, ibranameler, ücret pusulaları vb. personel özlük dosyasındaki tüm KEP İK Arşiv sisteminde saklanır.

 

GÜVENİLİR

 

Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgelerinin ve personel tebligatlarının doğru çalışana gittiğine ve şirketle personel arasında gizli kaldığından emin olursunuz.

 

ANINDA ERİŞİM

 

Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgeleri ve personel tebligatlarının arşivleme sırasında deforme olmaz, yıllar sonra dahi belgeye online ulaşabilir, üzerindeki yok olmayan E-İmza değerinizle doğruluğunu ispatlayabilirsiniz.

 

MUHASEBENİZE TAM ENTEGRE

 

Resmi muhasebenize ve bordro, ücret pusulası-zaman çizelgesi ve personel tebligatlarının üreten programlarınıza tam entegrasyon sağlanır.

 

HIZLI KURULUM VE 7/24 ÖZEL MÜŞTERİ TEMSİLCİSİ

 

İlinizde sizlere özel atanan satış ve servis temsilciliği tarafından tüm başvuru, kurulum, eğitim ve teknik servis destekleri sağlanır. EDM merkezde, 7/24 arayabileceği bir asıl birde yedek müşteri temsilcisi size özel atanır.

 

ÖZETLE

 

• KEP gönderilerinde deliller en çok 5 saniye içinde oluşur. KEP iletileri  en çok 2 dakika içerisinde gönderilir. 
• EDM sistemi üzerinden gelen UETS' ler tek tıkla açılıp, okunabilir ve otomatik cevap oluşturulabilir.
• KEP hesabı başına 250 MB alan tanımlanır.
• İK KEP uygulamasında ücretlendirme personel sayısına dayalı çalışır. Ücretlendirme işten çıkan personel için yapılmaz.
• İK KEP uygulamasında, Şirket ve her bir Personel için ayrı uzantılı domainlerle KEP adresi açılır.
• İK KEP uygulamasında, Personellerin KEP aktivasyonları personele ait ya da zimmetlenmiş mail adresinden yapılır. 
• İK KEP uygulamasında, Dijital Özlük Dosyası modülü vardır. Personellerin evrak yüklemesine olanak verir. Personellerin evraklarının E-Devletten otomatik alınmasını sağlar, geçerlilik tarihi kontrollerini yapar ve güncel tutar. 
• İK KEP uygulamasında, İşe Alım Süreci modülü vardır. İşe alım süreçlerinde personellerden temin edilen evraklar OCR işlemine tabi tutularak personel özlük programında bilgilerin otomatik doldurulması, belgelerin otomatik akışı ve saklanması sağlanır.
• İK KEP uygulamasında, işe alım süreci tamamlandığında, personele tüm yönetmelik ve bilgilendirmeler otomatik tebliğ edilir ve ay sonlarında E-Bordrolar gönderilmeye başlar. 
• Ücret hesap pusulası gönderimi sırasında iletiye dosya eklenebiliyor. Ücret pusulası dışında bildirim vs. içeren dosya ve/veya dosyalar olabilir) Eklenen her dosya elektronik imza ile imzalanabiliyor.
• Ücret bordrosu dışında dosyalar gönderebilme özelliği eklendi. Her bir dosyanın kullanıcı isterse basit imza veya zaman damgalı imza ile imzalanma yapılabiliyor.
• 30 yıl süreyle saklanan E-Bordro delilleri tüm mahkemelerde delil niteliği taşır.
• Gönderim sırasında CC (Bilgi) eposta hesabının tanılanabiliyor.
• Arşivleme kolaylığı sunar.
• Tüm programlar ile entegre çalışır.
• Kullanıcı sayısında kısıt yoktur.
• Ekstrenin online paylaşılması sağlanır.

REFERANSLAR

 

• Gönderim sırasında CC (Bilgi) eposta hesabının tanılanabiliyor.